Cada año, en febrero, los CPA en Puerto Rico empiezan a recibir llamadas desesperadas: "¿Puedes hacer mi planilla? Necesito los documentos para tal fecha pero no sé cuáles tengo." Y cada año, los CPA repiten la misma pregunta: "¿Tienes los libros al día?" La respuesta más honesta sería: "Tengo una bolsa de recibos y acceso a mi banco online." Prepararse para la temporada contributiva no es un evento de marzo — es un hábito de 12 meses.
El checklist de preparación por mes
| Mes | Acción |
|---|---|
| Enero | Reconcilie diciembre, cierre el año contable, genere el Income Statement y Balance Sheet anuales |
| Febrero | Recopile W-2PR de empleados, 480.6 de proveedores de servicios, Form 1099 si aplica federal |
| Marzo | Reúnase con su CPA con todos los documentos; para LLC/Sociedades, planilla vence el 15 de marzo |
| Abril (15) | Fecha límite planilla individual y corporativa + primer pago estimada |
| Mayo | Declaración de propiedad mueble (CRIM) vence el 15. Revise activos depreciados |
| Junio (15) | Segundo pago de estimada trimestral |
| Julio | Primer pago de patente municipal semestral |
| Septiembre (15) | Tercer pago de estimada trimestral |
| Octubre-Nov | Revise con CPA: ¿debe adelantar compras o inversiones para deducción antes de dic 31? |
| Diciembre | Pague bono de Navidad antes del 15. Cierre fiscal: conteo de inventario, provisiones |
Los 10 documentos que su CPA necesita
- Income Statement (Estado de Ingresos y Gastos) del año
- Balance Sheet (Balance General) al 31 de diciembre
- Reconciliaciones bancarias de los 12 meses
- Resumen de IVU radicado (total cobrado y remitido)
- W-2PR emitidos a empleados + comprobante de remisión a Hacienda
- 480.6 emitidos a contratistas de servicios
- 1099-NEC emitidos si tiene pagos a suplidores de EEUU
- Facturas de gastos deducibles organizadas por categoría
- Pagos de estimada trimestral realizados durante el año
- Inventario al cierre (valorado al costo según método elegido)
El error de la extensión como estrategia
Muchos empresarios piden extensión (hasta octubre 15) no porque necesiten más tiempo para organizar documentos complejos, sino porque no empezaron a tiempo. La extensión tiene un costo real: su CPA le cobra más por trabajo fuera de temporada, usted vive 6 meses con la planilla pendiente (estrés), y si debe contribución, acumula intereses desde abril aunque haya pedido extensión. La extensión es para radicar, no para pagar.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si mi CPA encuentra errores de años anteriores?
Puede enmendarlos hasta 4 años atrás. Si el error fue a su favor (pagó de más), puede solicitar reembolso. Si fue a favor de Hacienda (pagó de menos), es mejor enmendar proactivamente que esperar a que Hacienda lo descubra — la penalidad por enmienda voluntaria es mucho menor que la de una auditoría.
¿Necesito guardar recibos físicos o sirven digitales?
Hacienda de Puerto Rico acepta documentación digital siempre que sea legible y esté organizada. Una foto del recibo en un software de contabilidad con la fecha, el monto y la categoría tiene la misma validez que el papel. De hecho, es mejor: el papel se decolora y se pierde; el digital dura indefinidamente.
¿Cuánto debería reservar para contribuciones durante el año?
Como regla general, reserve entre el 25% y el 35% de su ingreso neto para contribuciones (contribución sobre ingresos PR + estimada + IVU si aplica). Si su CPA le ha calculado una tasa efectiva específica, use esa. Deposite la reserva en una cuenta separada cada mes y no la toque — ese dinero es de Hacienda.
Llegue a abril con todo listo en un clic
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