La nómina es donde más errores cometen los dueños de small business — y donde las penalidades del IRS son más severas. El IRS cobra penalidades por depósitos tardíos de payroll taxes que empiezan en el 2% y escalan al 15%. Además, los payroll taxes retenidos al empleado (federal income tax, Social Security, Medicare) son trust fund taxes: dinero que usted mantiene en custodia. Si no lo remite, el IRS puede cobrarle personalmente — incluso a través de la protección de la LLC o corporación.
Los componentes de una nómina en USA
| Retención/Contribución | % Empleado | % Patrono | Base máxima 2024 |
|---|---|---|---|
| Federal Income Tax | Según W-4 y tablas | — | Sin límite |
| Social Security (OASDI) | 6.2% | 6.2% | $168,600 |
| Medicare | 1.45% | 1.45% | Sin límite |
| Additional Medicare | 0.9% (sobre $200K+) | — | Sin límite |
| FUTA (Federal Unemployment) | — | 0.6% (efectivo) | $7,000 |
| State Income Tax | Varía por estado | — | Varía |
| SUI (State Unemployment) | — | Varía (0.5%-5%+) | Varía por estado |
El costo total real de un empleado
Ejemplo: empleado con salario de $50,000 en Texas (sin state income tax):
| Concepto | Monto anual |
|---|---|
| Salario bruto | $50,000 |
| Social Security patrono (6.2%) | $3,100 |
| Medicare patrono (1.45%) | $725 |
| FUTA (0.6%) | $42 |
| SUI Texas (~1.5%) | $142 |
| Workers' Comp (~1%) | $500 |
| Costo total patrono | $54,509 |
Regla rápida: multiplique el salario bruto por 1.08-1.15 para obtener el costo real del empleado (sin benefits). Si agrega health insurance ($6,000-$15,000/año), 401k match y PTO pagado, el multiplicador sube a 1.25-1.40.
Los formularios que no puede olvidar
- Form 941 (trimestral): Reporte de Federal Income Tax, Social Security y Medicare retenidos + contribución patrono. Vence el último día del mes siguiente al trimestre.
- Form 940 (anual): Reporte de FUTA. Vence enero 31.
- W-2 (anual): Comprobante de retenciones para cada empleado. Enviar al empleado y al SSA antes de enero 31.
- State payroll tax returns: Varía por estado. Generalmente trimestrales.
¿DIY o servicio de payroll?
| Opción | Costo mensual | Incluye | Mejor para |
|---|---|---|---|
| Manual (DIY) | $0 + su tiempo | Nada — usted calcula, retiene, deposita y radica | Solo si tiene CPA que revise |
| Software (Gusto, ADP Run) | $40-$100 + $6-12/empleado | Cálculo, depósito, filing, W-2s | 1-20 empleados |
| Full service (ADP, Paychex) | $100-$300+ | Todo + compliance, HR, benefits | 20+ empleados |
Preguntas frecuentes
¿Puedo pagarme a mí mismo como empleado de mi LLC?
Si su LLC es tratada como sole proprietorship o partnership, no — usted toma "draws" (retiros), no salario. Si su LLC eligió tratamiento S-Corp, DEBE pagarse un salario razonable a través de payroll antes de tomar distribuciones. Este es un punto que confunde a muchos empresarios y que el IRS vigila de cerca.
¿Cada cuánto debo depositar los payroll taxes?
Depende de su "lookback period" liability. Si acumuló menos de $50,000 en payroll taxes en el lookback period: depósito mensual (15 del mes siguiente). Si acumuló más de $50,000: depósito semi-semanal (miércoles o viernes siguiente al payroll). El IRS no perdona depósitos tardíos — las penalidades son automáticas.
Registre los costos de nómina completos por empleado
Salario, contribuciones patronales, benefits — sepa exactamente cuánto le cuesta cada persona en su equipo.