La nómina electrónica es el documento soporte digital que los empleadores deben enviar a la DIAN mensualmente con el detalle de los pagos laborales de cada empleado. Obligatoria desde 2021, la nómina electrónica es el mecanismo que permite a las empresas deducir los pagos de nómina como costo o gasto en la declaración de renta. Sin nómina electrónica correctamente reportada, su empresa podría perder la deducción de su gasto más grande: la nómina.
¿Quiénes deben transmitir nómina electrónica?
Todos los empleadores que paguen salarios a trabajadores vinculados mediante contrato laboral (no aplica para contratos de prestación de servicios — esos se registran con factura electrónica del proveedor). Esto incluye SAS, Ltda, SA y personas naturales con empleados.
¿Qué incluye cada documento de nómina electrónica?
| Sección | Datos requeridos |
|---|---|
| Encabezado | NIT empleador, período de nómina, moneda |
| Empleado | Número de documento, nombre, tipo de contrato, salario base |
| Devengados | Salario, horas extra, vacaciones, bonificaciones, auxilio de transporte |
| Deducciones | Salud, pensión, fondo solidaridad, libranzas, embargos |
| Total a pagar | Neto del trabajador |
Plazos de transmisión
La nómina electrónica debe transmitirse dentro de los 10 días hábiles siguientes al pago de la nómina. Si paga quincenalmente, tiene dos documentos por mes. La sanción por no transmitir es la pérdida de la deducibilidad del gasto de nómina, más sanciones formales de la DIAN.
Preguntas frecuentes
¿La nómina electrónica reemplaza el desprendible de pago?
No. El empleado debe recibir su desprendible de pago (comprobante) que puede ser en papel o digital. La nómina electrónica es la transmisión a la DIAN — es un documento tributario, no la comunicación al empleado.
¿Qué pasa si no transmito nómina electrónica?
La DIAN puede desconocer los salarios y prestaciones como deducción en renta, lo que aumenta la base gravable. Adicionalmente, hay sanciones formales por no suministrar información. El costo de no transmitir siempre supera el costo de hacerlo correctamente.
Nómina generada y transmitida a la DIAN
Pagos de nómina registrados, documentos electrónicos listos y transmisión automática al fisco.