El manejo de pequeños gastos diarios (combustible, mensajería, artículos de limpieza, reparaciones urgentes) suele ser el punto ciego financiero de muchas MiPyMES en Cuba. Aunque individualmente parezcan sumas insignificantes, la acumulación mensual de efectivo no registrado mediante un sistema de "Caja Chica" correcto puede descuadrar completamente los balances de la empresa.
Implementando una Caja Chica Eficiente
Una caja chica no es simplemente dinero en un cajón del que todos pueden tomar. Debe ser un fondo de efectivo delimitado (por ejemplo, 10,000 CUP), asignado a un único responsable. Cuando la caja se deba reponer, el responsable debe entregar comprobantes y vales que sumen exactamente la cantidad gastada.
- Establezca políticas claras: Defina qué tipo de gastos están permitidos. Por ejemplo, la caja chica no es para sueldos o proveedores mayores.
- Uso estricto de comprobantes: Cada retiro debe estar respaldado por una nota, factura o ticket comercial firmado por quien recibió el dinero.
- Arqueos sorpresivos: Cuente el efectivo periódicamente de manera imprevista para asegurar que el dinero físico coincida con el saldo teórico restante.
Digitalización de Gastos Menores
La informalidad del gasto diario se corrige integrando estos movimientos al flujo digital. Crear una cuenta en su software de gestión llamada "Caja Chica Operativa" le permite asentar de manera rápida los tickets que el responsable le entrega, catalogándolos como "Gastos de Mantenimiento" o "Gastos Varios", logrando que esos egresos sean deducibles fiscalmente al cierre del mes.
Controle la caja chica y gastos menores
FacturaSimple registra cada salida de caja chica para que ningún gasto se pierda en el desorden diario.