Si tiene empleados, está obligado a emitir recibo de nómina como CFDI cada vez que les pague. No es opcional, no es "cuando tenga tiempo" — es una obligación legal que el SAT monitorea de cerca. Y el CFDI de nómina es probablemente el más complejo de todos los tipos de CFDI: percepciones, deducciones, ISR, IMSS, Infonavit, subsidio al empleo, horas extra, prima vacacional, aguinaldo... un solo error se multiplica por cada quincena y por cada empleado.
Estructura del CFDI de nómina
| Sección | Qué incluye | Ejemplos |
|---|---|---|
| Percepciones | Lo que el empleado RECIBE | Sueldo, horas extra, prima dominical, comisiones, prima vacacional, aguinaldo |
| Deducciones | Lo que se le DESCUENTA | ISR, IMSS (cuota obrera), Infonavit (crédito), préstamos, faltas, caja de ahorro |
| Otros pagos | Pagos sin carga fiscal | Subsidio al empleo, reembolsos, viáticos |
| Incapacidades | Si aplica | Días de incapacidad IMSS, tipo, monto |
Las percepciones que más confunden
Horas extra
Las primeras 9 horas extra semanales (3 por día máximo) se pagan al 200% del salario por hora. Las que excedan se pagan al 300%. Las primeras 9 semanales están exentas de ISR; las excedentes son gravadas al 100%. Estos cálculos deben reflejarse correctamente en el CFDI de nómina.
Aguinaldo
Mínimo 15 días de salario, pagado antes del 20 de diciembre. El aguinaldo exento de ISR: hasta 30 UMAs diarias (~$3,153 en 2024). Lo que exceda es gravado. Si el empleado no cumplió el año, se paga proporcional.
Prima vacacional
Mínimo 25% sobre los días de vacaciones. Las vacaciones aumentaron significativamente con la reforma de 2023: 12 días el primer año (antes eran 6), subiendo 2 días por año hasta 20, luego 2 días cada 5 años. La prima vacacional exenta: hasta 15 UMAs diarias.
El costo real de un empleado en México
| Concepto | % sobre salario |
|---|---|
| IMSS (cuota patronal) | ~20-25% (varía por riesgo de trabajo) |
| SAR (Sistema de Ahorro para el Retiro) | 2% |
| Infonavit | 5% |
| Impuesto estatal sobre nómina | 2-3% (varía por estado) |
| Aguinaldo proporcional | ~4.17% |
| Prima vacacional proporcional | ~1-2% |
| Total carga patronal | ~35-40% adicional al salario |
Un empleado que gana $15,000 mensuales le cuesta realmente $20,250-$21,000 al mes como patrón. Esto sorprende a muchos empresarios que calculan mal su costo laboral.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto emito CFDI de nómina?
Cada vez que pague: quincenal, mensual o semanal según su esquema de nómina. El CFDI debe emitirse el mismo día del pago o máximo 3 días hábiles después. Si paga quincenas (2 veces al mes × 12 meses × 10 empleados), son 240 CFDI de nómina al año — sin contar aguinaldo, finiquitos y bonos.
¿Puedo hacer nómina yo mismo o necesito un servicio?
La nómina en México es compleja (ISR con tablas mensuales, subsidio al empleo, IMSS con 5 ramas de seguro). Para 1-3 empleados puede aprender los cálculos. Para más, un software de nómina o un proveedor de servicios de nómina (outsourcing de cálculo, no de personal) le ahorrará errores y tiempo.
¿Qué pasa si no emito recibos de nómina CFDI?
Multa del SAT de $400 a $600 por cada recibo no emitido. Además, los pagos de nómina sin CFDI no son deducibles para su empresa. Y si un empleado lo demanda laboralmente, la falta de recibos de nómina digitales debilita significativamente su defensa.
Controle sus costos laborales — no se lleve sorpresas
Registre cada empleado con su costo total real: salario + IMSS + Infonavit + prestaciones. Sepa cuánto le cuesta cada persona.