La retención en la fuente es uno de los mecanismos tributarios que más confunde a los empresarios colombianos — y el que más errores genera en la contabilidad de las PyMEs. Si le retienen de más, tiene saldo a favor que tarda en devolver. Si retiene de menos (o no retiene cuando debía), la DIAN le cobra la diferencia más intereses y sanción. En Colombia, la retención en la fuente es obligación del comprador, no del vendedor — y eso cambia todo.
¿Cómo funciona la retención en la fuente?
Cuando una empresa (agente retenedor) le paga a un proveedor por encima de ciertos topes, debe retener un porcentaje del pago a cuenta del impuesto del proveedor. El pagador entrega el dinero retenido a la DIAN mediante el formulario 350 (mensual).
| Concepto | Tarifa | Base mínima (UVT 2024) |
|---|---|---|
| Honorarios (personas naturales) | 10% o 11% | Sin base mínima |
| Servicios (personas naturales) | 4% o 6% | 4 UVT (~$190.000) |
| Compras (bienes) | 3.5% | 27 UVT (~$1.280.000) |
| Arrendamientos inmuebles (personas jurídicas) | 3.5% | 27 UVT |
| Arrendamientos inmuebles (personas naturales) | 3.5% | 27 UVT |
| Servicios de transporte | 3.5% | 27 UVT |
| Consultorías y administración | 11% | Sin base mínima |
¿Cuándo soy agente retenedor?
Toda persona jurídica (SAS, SRL, SA) es agente retenedor automáticamente desde su constitución. Las personas naturales son agentes retenedores si en el año anterior tuvieron ingresos brutos superiores a 30.000 UVT (~$1.422 millones COP 2024) o patrimonio bruto superior a 100.000 UVT.
Los 4 errores de retención que más audita la DIAN
- No retener a personas naturales por honorarios: El error clásico — paga $5M a un freelancer y no retiene. La DIAN se lo cobra con sanción del 10% sobre lo no retenido.
- Retener con tarifa equivocada: Aplicar 4% a honorarios (que van al 10-11%) o viceversa.
- No presentar el formulario 350 a tiempo: Sanción mínima de 10 UVT (~$473.000) por extemporaneidad.
- No certificar retenciones practicadas: El certificado de retenciones (Formulario 220 o equivalente) debe entregarse al retenido antes del 31 de marzo.
Preguntas frecuentes
¿Me retienen si soy del Régimen Simple?
No. Los inscritos en el RST no son sujetos de retención en la fuente por renta ni ICA. Sin embargo, sí aplica retención en la fuente por IVA si sus clientes son grandes contribuyentes o entidades del Estado.
¿Cómo recupero retenciones que me practicaron en exceso?
Las retenciones que le practican son descuento en su declaración de renta anual. Si el total de retenciones supera el impuesto a cargo, genera saldo a favor que puede solicitar en devolución o compensación ante la DIAN.
Retenciones calculadas en cada factura
Cada pago registrado con su retención correcta. Su contador recibe el reporte listo para el 350.