Uno de los aspectos menos discutidos de la factura electrónica es la obligación de conservar los documentos digitales durante el tiempo establecido por la ley. Muchas empresas asumen que el hecho de que los e-CF estén en la OFV de la DGII las exime de mantener sus propios archivos. Eso es un error que puede tener consecuencias en una auditoría.
¿Qué dice la ley sobre conservación de documentos fiscales?
El Código Tributario dominicano (Art. 50 y siguientes) establece que los contribuyentes deben conservar todos los libros, documentos y comprobantes de sus operaciones por un período mínimo de 10 años para efectos tributarios generales. Sin embargo, la prescripción de la acción de la DGII para auditar es de 3 años para contribuyentes que declaran, y puede extenderse a 5 años en casos de irregularidades detectadas.
¿Qué archivos debo conservar?
| Documento | Formato | Período recomendado |
|---|---|---|
| XML del e-CF emitido | Archivo .xml original | 10 años |
| Acuse de recibo de la OFV | XML o PDF de confirmación | 10 años |
| RID (Representación Impresa) | 5 años mínimo | |
| e-CF recibidos de proveedores | XML o descarga OFV | 10 años |
| Notas de crédito y débito | XML firmado | 10 años |
¿La DGII me exime de archivar si ya tiene el e-CF en su sistema?
No. La OFV de la DGII es el registro oficial del Estado, no el repositorio del contribuyente. En una auditoría, la DGII puede solicitar que usted presente los archivos originales como parte de su debido proceso de registro contable. Si no los tiene, puede enfrentar sanciones aunque el e-CF exista en el sistema de Impuestos Internos.
Buenas prácticas de archivo digital
- Organizar los e-CF por año fiscal y mes en carpetas claramente etiquetadas.
- Hacer respaldos en la nube (Google Drive, Dropbox Business u otro) además del servidor local.
- Incluir el acuse de recibo de la OFV junto al XML de cada e-CF en la misma carpeta.
- Configurar el software para exportar automáticamente los e-CF a la carpeta de archivo al final de cada día.
Preguntas frecuentes
¿Los e-CF en formato PDF son suficientes para archivo?
El PDF (RID) es una representación visual, pero el documento legal es el XML firmado. Para efectos de auditoría técnica, el XML firmado es el que tiene validez probatoria completa.
¿Qué sucede si pierdo los archivos XML de e-CF anteriores?
Podría solicitarlos a la DGII a través de la OFV, pero ese proceso no siempre está disponible para todos los períodos y tipos de documentos. La mejor protección es un sistema propio de archivo redundante.
¿Mi proveedor de software almacena los e-CF en su servidor por cuánto tiempo?
Las políticas varían por proveedor. Es fundamental preguntar explícitamente cuánto tiempo se conservan los datos antes de contratar y si puede exportar el historial completo si decide cambiar de proveedor.
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